Ulasan Perangkat Lunak

11 Perangkat Lunak Manajemen Dokumen Terbaik tahun 2020 yang diulas


Dokumen dan file adalah bagian penting dari bisnis Anda.

Apakah Anda menjalankan organisasi besar, bisnis kecil, atau bahkan melakukan a bekerja dari pekerjaan rumah, kemungkinan Anda membuat banyak dokumen. Setelah Anda membuat dokumen-dokumen ini, Anda harus menyimpannya dengan aman dan terorganisir untuk memastikan tim dan klien Anda dapat mengaksesnya dengan mudah.

Untuk mempermudah, Anda bisa menggunakan perangkat lunak manajemen dokumen.

Kebutuhan akan alat-alat ini meningkat, dengan pasar perangkat lunak manajemen dokumen global kemungkinan akan mencapai $ 11,06 miliar pada tahun 2028.

Alat-alat ini semakin populer - dan untuk alasan yang baik.

Mereka membantu Anda menjaga file terorganisir dan aman untuk memastikan kolaborasi yang mulus di antara semua pemangku kepentingan. Mereka juga memudahkan Anda untuk mengunggah, mengunduh, atau hanya mengakses file dari platform apa pun, perangkat, atau browser web.

Untuk membantu Anda membuat keputusan yang tepat, saya memberi peringkat dan meninjau perangkat lunak manajemen dokumen terbaik. Ulasan ini didasarkan pada fitur utama mereka, kemudahan penggunaan, integrasi, siklus hidup dokumen, format file, otomatisasi alur kerja, rencana penetapan harga, dan banyak lagi.

Mari kita mulai.

Apa Perangkat Lunak Manajemen Dokumen Terbaik?

Berikut adalah pilihan teratas saya untuk perangkat lunak manajemen dokumen terbaik untuk digunakan tahun ini.

1. Dropbox.

Dropbox adalah salah satu sistem manajemen dokumen all-in-one paling populer yang tersedia. Ini memungkinkan manajemen aset digital untuk dokumen tradisional dan multimedia. Ini juga memungkinkan pengeditan dokumen, dan perubahan dapat dilihat secara real-time untuk pengguna lain.

Dengan fitur-fitur baru seperti optical character recognition (OCR) untuk mengubah gambar menjadi teks dan berton-ton integrasi aplikasi pihak ketiga, Anda tidak dapat salah dengan Dropbox.

Fitur Utama:

  • Alat Transfer Akun - Hal ini memungkinkan Anda untuk mentransfer file dengan aman di antara banyak pengguna jika terjadi pengocokan atau perubahan tanggung jawab.
  • Etalase Dropbox - Perlihatkan semua karya Anda di halaman yang dikelola secara profesional dan lacak pengguna yang terlibat dengan file Anda.
  • Integrasi Aplikasi pihak ketiga - Dropbox menawarkan integrasi yang kuat dengan lebih dari 3,00,000 aplikasi yang terhubung.
  • Dukungan Langsung - Dukungan langsungnya menawarkan layanan yang kuat melalui email, obrolan, dan panggilan telepon.

Pro:

  • Penawaran 'penghapusan jarak jauh' fitur untuk menghapus file Anda secara instan dari perangkat yang dicuri dan akun yang diretas untuk menjaga keamanan data
  • Memungkinkan Anda memantau aktivitas tim Anda melalui dasbor admin
  • Menyediakan akses sementara melalui tautan yang diharapkan dan menonaktifkan unduhan di tautan
  • Membantu Anda memulihkan file yang dihapus dengan mengembalikan versi file sebelumnya
  • Sinkronisasi di seluruh perangkat dan platform
  • Dilengkapi dengan fitur yang disebut 'pengelola folder tim' untuk membantu Anda mendapatkan kontrol dan visibilitas atas folder tim
  • Menawarkan sejumlah paket penyimpanan yang fleksibel

Cons:

  • Versi seluler tidak ramah pengguna seperti versi desktop
  • Unggahan bisa lambat

Harga:

Paket Standar dan Advanced masing-masing berharga $ 12,50 dan $ 20 per bulan. Harga paket Enterprise-nya tersedia berdasarkan permintaan.

2. Zoho Documents.

Zoho Docs adalah perangkat lunak manajemen dokumen populer lainnya dalam daftar ini. Ini memungkinkan Anda untuk menyimpan dan mengelola semua file Anda di cloud dengan aman. Ini juga menawarkan alat kolaborasi yang kuat, termasuk berbagi grup dan sinkronisasi dua arah, untuk membantu Anda bekerja dengan klien dan karyawan jarak jauh secara efisien.

Fitur Utama:

  • Simpan Dokumen - Ini memungkinkan pengguna untuk dengan mudah menyimpan file besar, termasuk video, folder, dan bahkan melengkapi database.
  • Email Di - Langsung mengirim dokumen dari email atau pemindai Anda ke akun cloud tanpa masuk.
  • Organisasi Bersih - Buat folder dan subfolder dengan mudah untuk kategorisasi file yang bersih berdasarkan jenis proyek, fungsi, dan file.
  • Sinkronisasi dua arah - Anda dapat bekerja online atau offline di desktop Anda - file secara otomatis diperbarui setelah Anda kembali online.

Pro:

  • Memungkinkan Anda mentransfer sejumlah besar folder tanpa mengacaukan pesanan
  • Membuat cadangan file secara otomatis untuk mencegah kehilangan data
  • Memungkinkan Anda mengunggah file secara massal
  • Memungkinkan Anda membuat grup untuk berbagi file dengan banyak pengguna sekaligus
  • Menyediakan obrolan dalam aplikasi untuk berkolaborasi dengan anggota tim yang berbeda
  • Mengatur pengingat dan tugas untuk mengelola dan mendelegasikan pekerjaan di antara tim
  • Menyimpan file Anda di server yang berbeda di berbagai lokasi
  • Ini memberikan keamanan yang ketat dengan mengenkripsi file melalui kunci 2048-bit berbasis RSA dibangun melalui Perfect Forward Secrecy (PFS)
  • Menawarkan fitur jejak audit untuk melacak pengeditan yang dilakukan oleh pengguna lain
  • Memungkinkan Anda mempersonalisasikannya sesuai persyaratan merek Anda
  • Menawarkan versi gratis untuk hingga 5 pengguna

Cons:

  • Antarmuka pengguna terlihat sederhana dan kuno
  • Waktu pemuatan aplikasi lambat

Harga:

Paket pembayarannya mulai dari $ 5 per bulan dan seterusnya. Anda juga mendapatkan uji coba gratis 15 hari.

3. eFileCabinet.

eFileCabinet adalah sistem manajemen dokumen (DMS) kuat lainnya yang membantu Anda memindai dan membuat file digital secara instan. Ini juga memungkinkan Anda mengirim satu file dalam berbagai format dengan tautan yang dilindungi kata sandi dan mengategorikan serta mencari file dengan mudah.

Fitur Utama:

  • Pencarian Kuat - Ini memungkinkan pencarian teks lengkap untuk mencari file apa pun yang terletak di folder apa pun. Ini mengatur, secara otomatis mengenali, nama, dan menyimpan semua dokumen menggunakan informasi yang ada dalam file.
  • Manajemen Alur Kerja - Tinjau snapshot alur kerja dokumen Anda dengan mudah. Ini juga memungkinkan Anda untuk melihat pada tahapan spesifik dari alur kerja.
  • Template bawaan - Manfaatkan template untuk struktur folder yang ingin Anda simpan di seluruh sistem. Anda juga dapat melakukan pembuatan dokumen dengan nama yang telah ditentukan.
  • Permintaan File - Izinkan klien dan karyawan jarak jauh untuk mengunggah file pada sistem dari jarak jauh melalui akses tamu dengan memanfaatkan fitur Permintaan File-nya.

Pro:

  • Memungkinkan Anda untuk mengatur tata kelola masing-masing folder, kabinet, laci file
  • Anda dapat mengirim permintaan eSignature kepada siapa pun untuk dokumen apa pun
  • Memungkinkan Anda menyimpan jejak audit terpisah untuk dokumen yang ditandatangani untuk memastikan kepatuhan dan keamanan
  • Menyediakan aplikasi desktop yang ramah pengguna
  • Mengimpor email dan lampiran dalam folder yang telah ditentukan
  • Menawarkan dukungan teknis yang responsif
  • Dilengkapi dengan aplikasi seluler Android dan iOS
  • Memungkinkan Anda untuk mengunggah dokumen langsung dari kamera
  • Leverage otentikasi dua faktor dan izin berbasis peran untuk keamanan yang ditingkatkan
  • Enkripsi berbagi dan penyimpanan file ujung ke ujung
  • Menyediakan integrasi dengan aplikasi pihak ketiga termasuk Salesforce dan Microsoft Office

Cons:

  • Itu bisa lebih ramah pengguna

Harga:

Paket berlangganannya mulai dari $ 15 per bulan dan mencapai $ 199 per bulan. Anda juga mendapatkan demo gratis.

4. Laci Digital.

Digital Drawer adalah salah satu pilihan pilihan bisnis skala menengah di bidang ritel, manufaktur, dan pendidikan. Ini mampu memindai dokumen dan menyimpan dokumen secara instan dan menawarkan penyimpanan dokumen di tempat untuk lapisan keamanan tambahan.

Fitur Utama:

  • Organisasi Dokumen - Mudah mengatur semua dokumen Anda di lokasi terpusat dengan struktur file / folder berbasis Windows yang sudah dikenal. Ini juga memungkinkan Anda menyimpan file di banyak lemari file untuk pemisahan yang mudah.
  • Fleksibel - Mudah menggabungkan dokumen atau menambahkan halaman ke dokumen yang sudah ada. Anda juga dapat memberi label ulang pada dokumen dengan indeks yang berbeda.
  • Impor Mudah - Leverage seret dan lepas, salin dan tempel, dan pindai atau impor fitur untuk dengan mudah mengimpor file langsung ke drive.
  • Keamanan - Ini menawarkan keamanan yang kuat dari semua dokumen melalui Enkripsi AES-128 bit. Anda juga dapat memanfaatkan jejak audit untuk melacak perubahan yang dilakukan pada dokumen apa pun.

Pro:

  • Kustomisasi lemari arsip secara instan untuk persyaratan bisnis tertentu
  • Kontrol versi leverage untuk mendapatkan akses ke versi lama dari file yang sama
  • Dengan pencarian kata kunci dan teks, Anda dapat dengan mudah menemukan file yang disimpan di folder mana saja di drive
  • Memungkinkan Anda mencetak dokumen langsung dari drive
  • Ambil dan impor beberapa dokumen secara bersamaan
  • Ini menyinkronkan perubahan yang dibuat ke file dari perangkat apa pun
  • Mudah berkolaborasi dengan berbagai pemangku kepentingan dengan meninjau perubahan yang dibuat ke file secara real-time
  • Menawarkan uji coba gratis

Cons:

  • Menawarkan fitur terbatas
  • Tidak cocok untuk organisasi besar

Harga:

Anda dapat membeli lisensi pengguna tunggal perangkat lunak dengan biaya satu kali $ 1.200 atau dapat pergi dengan paket berlangganan $ 500 / tahun.

5. FileHold.

FileHold adalah solusi manajemen dokumen perusahaan (DMS) yang terjangkau dan mudah dipasang. Anda dapat dengan mudah memindai, menyimpan, dan mengindeks dokumen melalui perangkat lunak. Untuk memastikan keamanan absolut, Anda juga dapat menginstal perangkat lunak di server lokal Anda.

Fitur Utama:

  • e-Forms - Mudah mengekstrak informasi metadata dari formulir elektronik dengan memanfaatkan alat Microsoft Word standar yang ada di formulir Office atau PDF.
  • Kurir - Ini adalah metode aman mengirim dokumen yang juga mengirim bukti pengiriman. Ini juga memberi tahu penerima melalui email dengan tautan ke dokumen.
  • Manajemen file - Ini memungkinkan Anda untuk menjadi lebih efisien dengan membedakan tugas-tugas harian Anda dan menjadikan manajemen file proses yang efektif.
  • Pemindaian dan Pencitraan - Pergi tanpa kertas dengan secara langsung memindai dan memotret dokumen untuk dikirim ke pengguna yang berbeda di seluruh dunia.

Pro:

  • Menawarkan beberapa dukungan browser
  • Dilengkapi dengan perangkat lunak ponsel cerdas yang mampu mengelola semua dokumen dengan mudah
  • Itu dilengkapi dengan pencarian lanjutan seperti Google yang memanfaatkan metadata dokumen untuk membantu Anda menemukan hasil yang relevan
  • Anda dapat mengintegrasikannya secara efisien dengan Microsoft Office untuk memungkinkan akses langsung ke alat-alat seperti Outlook, Word, PowerPoint, Excel, dan Visio
  • Mudah mengelola dokumen terbaru dan arsip melalui kebijakan disposisi dan retensi canggih
  • Leverage kemampuan check-in / checkout untuk menghindari menimpa saat Anda sedang mengerjakan dokumen tertentu
  • Buat folder virtual untuk mencapai agregasi file tanpa batas
  • Memungkinkan Anda mengerjakan dokumen secara offline, dan semua perubahan akan disimpan setelah Anda kembali online
  • Menawarkan manajemen konten perusahaan (ECM) dan pengarsipan

Cons:

  • Jika Anda seorang pemula, Anda mungkin merasa sedikit sulit untuk memahami fungsinya
  • Antarmuka pengguna tidak ramah pengguna

6. Pencari Dokumen.

Document Locator menawarkan integrasi yang kuat dengan Windows dan hosting awan yang efisien untuk manajemen file yang nyaman. Beberapa fitur yang paling mengesankan termasuk kontrol versi, pemindaian tanpa kertas, kontrol dokumen, manajemen email, dan banyak lagi.

Fitur Utama:

  • Memindai - Document Locator memungkinkan Anda untuk mengkonversi dokumen kertas menjadi file yang sepenuhnya dicari dengan mudah. Anda juga dapat melakukan pengambilan dokumen dan memahami fakta penting tentang dokumen sebagai metadata file.
  • Alur Kerja Otomatis - Ini menawarkan berbagai fitur alur kerja, termasuk time-out, proses berbasis peran, titik kontrol kualitas, dan template notifikasi yang dapat disesuaikan, antara lain.
  • Pilihan pencarian - Anda dapat mencari file melalui berbagai kemampuan, termasuk pencarian cepat, pencarian daya, pencarian lanjutan, atau pencarian DL saya.
  • Persetujuan Dokumen - Mudah mendapatkan persetujuan dokumen elektronik untuk memastikan transparansi dan kepatuhan. Ini juga mendukung kedua langkah persetujuan tunggal dan beberapa langkah persetujuan kompleks.

Pro:

  • Memungkinkan Anda untuk menangkap metadata file yang dipindai dari zona, lembar sampul, barcode, atau memilih satu per satu di layar dengan menggunakan pratinjau di Document Pro
  • Menawarkan dukungan di seluruh browser, perangkat, dan platform
  • Meningkatkan fleksibilitas proses melalui opsi delegasi
  • Anda dapat mengotomatiskan operasi dokumen-sentris untuk menghindari pengulangan dan meningkatkan efisiensi operasi
  • Tinjau sampel alur kerja yang ditentukan untuk kontrol kualitas yang lebih baik
  • Memungkinkan Anda untuk melacak status ulasan dokumen dan langkah-langkah persetujuan
  • Pengingat dan pemberitahuan otomatis mempercepat proses persetujuan dokumen
Cons:
  • Antarmuka pengguna sedikit ceroboh
  • Penawaran pelatihan hanya ditawarkan beberapa kali dalam setahun

Harga:

Harga lisensinya mulai dari $ 250 dan naik hingga $ 400.

7. HighTail.

HighTail memungkinkan manajemen dokumen lebih ramah pengguna dan intuitif. Selain itu, memungkinkan profesional kreatif untuk dengan mudah berbagi file besar, termasuk video, karya seni, desain, fotografi, dan file presentasi, antara lain.

Fitur Utama:

  • Pratinjau Resolusi Tinggi - Anda dapat mempratinjau atau mengalirkan file besar tanpa mengunduhnya.
  • Percakapan Real-Time - Individu atau tim dapat menerima email waktu nyata, pembaruan proyek, dan komentar.
  • Anotasi dengan tangan bebas - Memungkinkan Anda mengoreksi file dengan menggambar kotak, panah, garis, atau bentuk tangan bebas untuk menandai file multimedia.
  • Perbandingan Versi - Anda dapat memanfaatkan perbandingan versi file-file berdampingan pada layar yang sama untuk mengukur perubahan dan dengan mudah memberikan umpan balik.

Pro:

  • Mengizinkan pengguna memberikan umpan balik yang lebih jelas melalui komentar langsung pada file tersebut, menghasilkan hasil yang lebih sedikit dan produk akhir yang lebih baik
  • Merampingkan dan mengkonsolidasikan proses kreatif untuk mengurangi waktu-ke-pasar
  • Penerima tidak memerlukan akun untuk kontrol akses untuk melihat file yang dibagikan
  • Hadir dengan enkripsi AES 256-bit, bersama dengan penawaran keamanan tingkat perusahaan untuk memberikan keamanan yang ketat di seluruh sistem
  • Menyediakan 'kirim pelacak' fitur untuk mengetahui kapan file dikirim dan diunduh
  • Lihat banyak file sekaligus melalui folder visual
  • Menawarkan versi gratis untuk perorangan

Cons:

  • Tautan bersama berakhir terlalu cepat
  • Fitur pencarian tidak ramah pengguna

Harga:

Paket premiumnya mulai dari $ 12 per bulan dan naik menjadi $ 36 per bulan.

8. Bisnis Evernote.

Evernote Business adalah, tanpa diragukan lagi, salah satu alat paling populer untuk manajemen file. Ini membantu Anda membuat dan berbagi catatan dan file dengan mudah untuk menciptakan tempat kerja yang lebih cerdas dan lebih produktif. Semua fitur-fiturnya berfokus terutama pada peningkatan produktivitas bisnis.

Fitur Utama:

  • Tingkatkan Produktivitas - Tim dapat secara efisien mengumpulkan, mengelompokkan, dan berbagi ide untuk meningkatkan produktivitas.
  • Clipper Web - Secara instan menyimpan tangkapan layar situs web di akun EverNote Anda. Anda dapat dengan mudah menyimpan semua informasi yang berguna secara online dan menemukannya terpotong kapan pun Anda membutuhkannya.
  • Template bawaan - Anda dapat memanfaatkan template bawaan Evernote untuk menghemat waktu dan upaya sambil memenuhi kebutuhan spesifik. Templat yang mudah dipasang sangat dapat dikustomisasi, dan Anda bahkan dapat menggunakannya berkali-kali.
  • Integrasi Luas - Ini menawarkan integrasi luas dengan aplikasi pihak ketiga seperti Gmail, Outlook, Salesforce, Google Drive, dan Slack, antara lain.

Pro:

  • Mengizinkan memotong tangkapan layar untuk mengambil informasi yang Anda butuhkan
  • Menawarkan beberapa pintasan keyboard untuk meningkatkan efisiensi Anda
  • Memungkinkan Anda mengedit file dan akun secara real-time
  • Anda juga dapat mencari catatan tulisan tangan, gambar papan tulis, dan gambar yang dipindai
  • Ini mampu mengidentifikasi 11 tulisan tangan dan 28 bahasa yang diketik
  • Evernote for Business juga mendukung Penultimate untuk iPad
  • Memungkinkan Anda untuk memindai dokumen fisik dan menyimpannya sebagai file yang aman

Cons:

  • Organisasi item tidak bebas dari kesalahan
  • Sinkronisasi file yang lebih besar agak lambat

Harga:

Paket berbayar mulai dari $ 14,99 per bulan, per pengguna.

9. Smartsheet.

Smartsheet adalah salah satu pilihan perusahaan yang disukai untuk mencapai manajemen proyek yang lancar, berbagi file, dan kolaborasi. Salah satu fitur utamanya adalah ia menawarkan integrasi luas dengan aplikasi pihak ketiga, termasuk Google Apps, Box, Salesforce, Dropbox, Zapier, dan banyak lagi.

Fitur Utama:

  • Template Preset - Ini menawarkan template yang telah ditetapkan untuk membantu Anda menentukan alur kerja dan proses bisnis dengan cara yang jauh lebih mudah.
  • Kolaborasi Konten - Dengan mudah mengawasi kemajuan produksi dari lembar Anda, menetapkan tugas, memanfaatkan pengingat otomatis, memungkinkan pengguna lain untuk meninjau konten, dan memberikan umpan balik terperinci melalui anotasi yang disematkan.
  • Sangat Aman - Smartsheets memanfaatkan redudansi data multi-situs, hosting di Equinix, dan fasilitas AWS untuk memastikan bahwa dokumen Anda aman.
  • Otomasi - Anda dapat mengotomatiskan proses berulang dengan meminta persetujuan atau mengirim peringatan dan pembaruan.

Pro:

  • Memungkinkan Anda untuk menggabungkan jalur bersyarat dan beberapa tindakan untuk mengotomatisasi alur kerja Anda dengan mudah
  • Memungkinkan kolaborasi yang efisien dengan memperbarui data secara real-time di berbagai aplikasi
  • Mudah mengganti atau menggabungkan data dari spreadsheet Excel, file CSV, dan Google Sheets ke dalam Smartsheet
  • Menyediakan UI drag-and-drop yang mudah digunakan untuk menyesuaikan dasbor Anda
  • Memberikan akses real-time pada ponsel cerdas Anda melalui aplikasi iOS dan Android
  • Mengizinkan pengguna pihak ketiga meninjau file dan dokumen

Cons:

  • Anda harus berusaha keras mempelajari daftar fitur yang panjang

Harga:

Harga standar mulai dari $ 14 per bulan. Untuk paket perusahaan dengan fitur yang lebih canggih, Anda harus menghubungi vendor.

10. Onehub.

Onehub adalah perangkat lunak manajemen dokumen yang kuat dalam daftar ini. Ini menawarkan unggahan file yang mudah dengan fungsionalitas drag-and-drop. Selain itu, ini memungkinkan pengguna untuk mengontrol versi, mengatur file dalam subfolder, dan berbagi dengan aman.

Fitur Utama:

  • Unggah File dengan Mudah - Unggah file secara instan melalui fitur seret dan lepas. Ini juga memungkinkan versi otomatis file, organisasi berbasis folder, dan gateway FTP aman untuk unggahan massal.
  • Kustomisasi - Kustomisasi halaman, logo, dan tema warna aplikasi dengan mudah sesuai kebutuhan branding Anda. Anda juga dapat menambahkan domain khusus dan label putih ke akun Anda.
  • Fitur keamanan - Ini memanfaatkan sejumlah besar fitur keamanan, termasuk izin berbasis peran, batas waktu sesi, jalur audit, dan otentikasi dua faktor untuk membantu menjaga keamanan data Anda.
  • Pratinjau - Mudah melihat pratinjau file dan dokumen tanpa mengunduhnya di browser atau perangkat seluler.

Pro:

  • Memungkinkan Anda menghubungi kolaborator untuk menyetujui atau meninjau file Anda
  • Menawarkan integrasi yang mulus dengan Google Drive dan OneDrive
  • Memungkinkan Anda mengirim pesan untuk berkomunikasi dengan setiap anggota tim
  • Lacak aktivitas untuk mengetahui siapa yang memposting apa dan kapan
  • Posting komentar pada folder untuk membagikan umpan balik dengan mudah
  • Leverage jalur audit untuk secara instan mencabut akses setiap kali Anda melihat sesuatu yang mencurigakan
  • Dengan mudah menegakkan kebijakan kata sandi yang kompleks

Cons:

  • Antarmuka pengguna terlihat agak tanggal
  • Anda tidak dapat membuat subkelompok pengguna

Harga:

Paket pembayarannya mulai dari $ 12,50 per bulan dan naik menjadi $ 500 per bulan.

11. InfoRouter.

InfoRouter adalah alat manajemen dokumen lain yang dapat membantu Anda mengelola semua dokumen Anda dengan mudah. Namun, Anda harus menginstalnya melalui sisi server tanpa komponen sisi klien. Berita baiknya adalah ini sangat scalable dan dapat memanfaatkan hingga 100 server untuk berbagi beban kerja.

Fitur Utama:

  • Manajemen Arsip - Mengelola catatan bisnis-kritis dengan aman dengan mengirimkan dokumen ke alur kerja yang telah ditentukan sebelumnya dan melacak status mereka secara real-time.
  • Pelaporan - Dapatkan laporan konsolidasi peristiwa yang terjadi setiap hari.
  • Banyak bahasa - Ini menawarkan dukungan multi-bahasa yang dapat Anda manfaatkan untuk notifikasi email.
  • Folder Panas - Secara otomatis mengimpor data folder yang dipantau dalam folder infoRouter yang telah ditentukan.

Pro:

  • Memungkinkan Anda mengonversi gambar menjadi file PDF
  • Anda dapat membuat folder dalam jumlah tidak terbatas
  • Mengizinkan pembuatan beberapa folder root
  • Mendukung HTTPS dan SSL
  • Memungkinkan Anda menyesuaikan email dan templat teks
  • Mendukung sejarah klasifikasi dan dokumen rahasia

Cons:

  • Mengunggah file besar agak lambat
  • Antarmuka pengguna rumit

Harga:

Harganya tersedia berdasarkan permintaan.

Alat lain yang belum ditinjau untuk daftar ini termasuk Docuware, M-Files, dan SharePoint.

Apa Perangkat Lunak Manajemen Dokumen?

Dengan bisnis yang bergerak online, perangkat lunak manajemen dokumen mendapatkan banyak perhatian belakangan ini.

Sederhananya, mereka adalah perangkat lunak komputer yang digunakan untuk mengatur, mengindeks, menyimpan, mengelola, dan melacak dokumen dalam format digital. Selain itu, mereka membantu Anda mengkonversi dokumen ke format digital dengan bantuan pemindai dengan cukup mudah.

Berurusan dengan sejumlah besar data cukup menantang, terutama ketika dokumen itu dalam bentuk fisiknya.

Faktanya, banyak produktivitas bisnis hilang hanya karena mengatasi tantangan dokumentasi. Setelah dikonversi ke format elektronik, akan lebih mudah untuk menavigasi melalui dokumen. Pada akhirnya, Anda menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mencarinya dan dapat lebih berkonsentrasi pada informasi penambangan.

Bagaimana Anda Menggunakan Perangkat Lunak Manajemen Dokumen ??

Alat manajemen dokumen sangat mudah digunakan. Sebagian besar langkah tumpang tindih, perangkat lunak apa pun yang Anda gunakan.

Mari kita lihat langkah-langkah praktis dengan bantuan Bisnis Evernote.

Kunjungi situs web dan buat akun Anda dan isi rincian yang diperlukan jika itu akun bisnis.

Anda dapat masuk dan mulai membuat konten segera. Evernote kompatibel dengan berbagai dokumen, termasuk foto, spreadsheet, artikel, garis waktu, dan catatan. Sebagian besar perangkat lunak dokumen memungkinkan dokumen-dokumen ini juga.

Selanjutnya, Anda dapat mulai menambahkan pengguna ke akun bisnis Anda. Cukup klik pada ikon sebelah kiri yang bertuliskan, 'Tambahkan Pengguna.' Anda dapat mengirim undangan kepada mereka melalui email dan meminta mereka untuk bergabung.

Setelah Anda menambahkan pengguna, mereka akan dapat melihat repositori pusat untuk data dan informasi. Di sini, ini disebut Direktori luar angkasa. Anda juga dapat memberi mereka akses untuk mengedit dan mengubah repositori.

Evernote juga memungkinkan Anda membuat catatan, mengatur obrolan kerja, membuat pintasan dan tag, memindai dokumen, dan berkolaborasi secara waktu nyata dengan kolega Anda.

Apa yang Harus Anda Cari dalam Sistem Manajemen Dokumen?

Sementara pilihan dan preferensi Anda akan bervariasi sesuai dengan kebutuhan dan dokumen bisnis Anda, berikut adalah beberapa fitur dasar yang selalu Anda perlukan:

1. Arsip.

Perangkat lunak harus memungkinkan Anda untuk mengarsipkan dokumen Anda di repositori pusat, untuk akses yang siap dan pengambilan informasi segera - misalnya, Zoho Documents.

2. Integrasi Luas.

Perangkat lunak manajemen dokumen harus menyediakan integrasi yang mudah dan luas dengan aplikasi pihak ketiga seperti Gmail, Outlook, Salesforce, Google Drive, dan banyak lagi. Ini membantu dalam pertukaran dokumen yang mulus. Bisnis Evernote adalah contoh yang bagus.

3. Mengunggah Massal.

Skenario bisnis melibatkan banyak dokumen. Sangat sulit dan juga memakan waktu untuk mengunggahnya satu per satu. Oleh karena itu, Anda harus memilih alat manajemen dokumen yang memungkinkan pengunggahan dokumen dalam jumlah besar.

4. Keamanan Dokumen.

Bisnis menggunakan alat manajemen dokumen untuk menangani dan menyimpan dokumen sensitif dan rahasia. Kompromi data semacam itu biasanya memiliki konsekuensi yang luas pada bisnis dan bahkan mungkin mengancam keberadaan mereka. Itu sebabnya perlu memilih alat manajemen dokumen seperti Laci Digital untuk memastikan keamanan data yang kuat.

5. Pratinjau Resolusi Tinggi.

Saat Anda menggunakan alat manajemen dokumen, Anda tidak perlu mengunduh dokumen setiap kali ingin melihatnya. Perangkat lunak harus memungkinkan pratinjau resolusi tinggi kapan pun Anda inginkan.

Ini bukan daftar fitur yang holistik. Ada banyak atribut penting lain yang dicari pengguna, termasuk beragam templat, obrolan waktu nyata, tingkat otomatisasi yang diizinkan, fitur manajemen catatan, dan banyak lagi.

Ringkasan bisnis plan.

Ini adalah beberapa perangkat lunak manajemen dokumen terbaik yang tersedia. Dengan transformasi digital ini, lama berlalu adalah zaman dokumen kertas. Penyimpanan cloud jelas merupakan pilihan terbaik. Namun, semua alat ini memiliki serangkaian kemampuan dan USP yang berbeda.

Karena itu, tidak berhak untuk menyatakan pemenang yang jelas - pilihan Anda harus semata-mata bergantung pada persyaratan dan anggaran Anda.

Misalnya, jika Anda mencari solusi gratis / terjangkau namun andal, maka EverNote Business bisa menjadi pilihan yang sangat baik. Namun, jika Anda memiliki anggaran dan memerlukan solusi perusahaan dengan fitur yang lebih canggih, maka Anda mungkin ingin menggunakannya Smartsheet.

Tinjau alat yang berbeda dan fitur-fiturnya dengan cermat sebelum membuat keputusan akhir Anda.

Apakah ada alat manajemen dokumen yang ingin Anda gunakan? Beri tahu saya di komentar.

Bacaan lebih lanjut di situs: Untuk ulasan perangkat lunak bisnis lainnya, lihat panduan saya untuk aplikasi penjadwalan terbaik, itu perangkat lunak manajemen proyek teratas dan alat presentasi terbaik untuk mencoba tahun ini.